EQUIPO 5 TREJO ARREDONDO SERGIO

PLANEACIÓN

CONCEPTO

Considerado como el primer paso de el proceso administrativo la planeación es el proceso por el cual se define ¿Qué se quiere hacer? y ¿Qué se va a hacer?.Basabdose en investigaciones, pronosticos, presupuestos etc. con el fin de obtener los resultados deceados hasta alcanzar la meta fijada por una empresa.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÒN

La planeaciòn es muy importante para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacía donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeaciòn son:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías del éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo una visión del porvenir, y un afán de mejorar y lograr las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando así las “corazonadas” o empirismos.

Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), sumistra las bases a través de las cuales operará la empresa.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÒN

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Los principios de la gerencia son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Por tanto, para planear eficazmente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposible de realizarse. La planeaciòn debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

Objetividad y Cuantificación: cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como Precisión, establece la necesidad de utilizar datos precisos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir el mínimo de riesgos.

Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.

Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.

Cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

ETAPAS DE LA PLANEACIÒN.

PROPÒSITOS. La planeaciòn se inicia a través de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser conceptualizados así. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinaciones una función reservada a altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican un limitante de duración en el futuro.

Importancia de los Propósitos.

Al ser las aspiraciones generales de la empresa, la importancia de los propósitos queda fuera de discusión, aunque, fundamentalmente, dicha importancia radica en que:

• Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeaciòn.

• Permiten orientar a los responsables de la planeaciòn.

• Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad.

• Son la razón de existencia del grupo social.

• Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos.

Características de los Propósitos.

El administrador al establecer los propósitos, debe recordar los siguientes lineamientos:

• Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatendidas o erróneas.

• Deben darse a conocer todos los miembros de la empresa.

• Evitar dogmatismos.

• Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social.

• No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bien de la organización.

• Deben implantarse, si es que no se ha considerado.

• No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la implantación de los planes.

INVESTIGACIÒN. La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener informacion relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

La investigación es trascendental en la planeacion, ya que proporciona informacion a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.

La investigación aplicada a la planeacion consiste en la determinación de todos los factores que incluyen el logro de los propósitos, a si como también los medios óptimos para conseguirlos.

El propósito de la investigación científica comprende las siguientes etapas:

• Definición del problema. En esta fase se determina y se analiza el problema que se desea resolver.

• Obtención de la informacion. Que a su vez comprende varias técnicas:

• Observación. Esta técnica no se limita solo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas y etc.; de laboratorio; monumental; de conductas, que a su vez se dividen en: participante y no participante.

• Experimentación. Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.

• Encuesta. Es la recopilación de datos a través de la aplicación del cuestionario y de revista.

• Muestreo. Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universos, para determinar resultados representativos o comunes a todo.

  • Determinación de la hipótesis. Es la proposición o respuesta tentativa que se ofrece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.

  • Comprobación o desaprobación de la hipotes. Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla.

  • Presentación de informe. Una vez comprobada la hipótesis se procede a elaborar un informe de resultado, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases objetivas para la toma de desiciones.

• PREMISAS. Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.

  Las premisas, de acuerdo con su naturaleza pueden ser:

• Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos. Algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación de personal, siniestro, etc.

• Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.

• OBJETIVOS. Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.

  Dos características primordiales poseen los objetivos, que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de planeaciòn:

  • Se establecen a un tiempo específico.

  • Se determinan cuantitativamente.

  Clasificación de los objetivos.

• Estratégicos o generales. Comprende a toda la empresa y se establecen a largo plazo.

• Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto y mediano plazo.

• Operacionales o específicos. Se establecen en niveles mas específicos de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, invariablemente son a corto plazo. Los objetivos operacionales pueden ser:

  • Seccionales. Cuando se refiere a una sección o grupo.

  • Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.

    5. ESTRATEGIAS. Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para logar los objetivos en las condiciones más ventajosas.

    Al establecer las estrategias, es necesario seguir tres etapas:

  • Determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

  • Evaluación. Analizar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y las desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones, etc.

  • Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionado aquellas que permiten lograr con eficiencia los objetivos.

    Importancia de las estrategias.

    • La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

    • Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.

    • Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión.

    • Facilitan la toma de desiciones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se espera mejor resultado.

    • Establecen otras alternativas, como previsión para casos de posibles fallas en la estrategia decidida.

    • La creciente competencia hace necesario su establecimiento.

    • Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.

    6. POLITICAS. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

    En cuanto a su origen las políticas pueden ser:

    • Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa. Por ejemplo la competencia, el gobierno, los sindicatos, etc.

    • Consultadas. Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose así esta política.

    • Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión, del personal en sus actividades.

    • Implícitas. En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde existe una política previamente establecida, que origina ciertos lineamientos, que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización.

    Importancia de las Políticas. Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:

    • Facilitan la delegación de autoridad.

    • Motivan y estimulan el personal, al dejar a su arbitrio ciertas decisiones.

    • Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

    • Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

    • Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

    • Proporcionan uniformidad y estabilidad en las desiciones.

    • Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.

    • Facilitan la inducción del nuevo personal.

    7. PROGRAMAS. Es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

    La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

  • Identificar y determinar las actividades comprendidas.

  • Ordenar cronológicamente la organización de las actividades.

  • Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes que otra, que actividad se da simultáneamente, que actividades deben efectuarse posteriormente.

  • asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

    Importancia de los programas.

    • Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

    • Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

    • Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

    • Determinan los recursos que se necesitan.

    • Disminuyen los costos.

    • Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

    • Determinan el tiempo de iniciación y determinación de las actividades.

    • Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

    • Evitan la duplicidad de esfuerzos.

    8. PRESUPUESTO. Son programas en los que se asignan cifras de actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos o de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

    El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de las actividades de la empresa expresados en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

    Importancia del presupuesto.

    • Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medidas comprobables.

    • Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comprobables en cada uno de los departamentos de la empresa.

    • Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias

    • Coordina las actividades de los departamentos o secciones, en forma conjunta.

    • Es un medio de control para inspeccionar situaciones.

    • Determina el límite y alcance de las erogaciones.

    • Establece una base para una acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.

    • Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.

    • Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.

    • Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias.

    9. PROCEDIMIENTOS. Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, disponibilidad de equipo, turno de trabajo, incentivos y muchos otros factores. Los procedimientos establecen el orden cronológico que debe seguirse en la realización de un trabajo.

    Importancia del procedimiento.

    • Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.

    • Promueven la eficiencia y la especialización.

    • Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.

    • Determinan como deben ejecutarse las actividades.

    • Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

BIBLIOGRAFIA

MUNCH, Galindo y GARCIA, Martínez. Fundamentos de administración. Cáp. 3. Editorial TRILLAS. México DF. 1982.