Planeación
CONCEPTO DE PLANEACIÓN
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
3. "Planeación" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. El auditor plantea desempeñar la auditoría de manera eficiente y oportuna
Importancia Planeacion
La planeación o planificación es el proceso a través del cual una empresa analiza el ambiente externo, analiza su situación interna, elabora objetivos de acuerdo a dichos análisis, y diseña estrategias y cursos de acción destinados a alcanzar dichos objetivos.
Importancia de la planeación
Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta debido a las siguientes razones:
Sirve de base para las demás funciones
La planeación sirve como base paras las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), sirve para organizar recursos, sirve para coordinar tareas o actividades, y sirve para controlar y evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).
Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos
La planeación permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos, al analizar la situación actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción.
Genera compromiso y motivación
La planeación genera el compromiso y la identificación de los miembros de la empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecución.
Características de la planeación
Toda buena planeación debe contar con las siguientes características:
Es precisa
La planeación debe contemplar objetivos específicos, es decir, no objetivos generales sino objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dichos objetivos.
Es factible
La planeación, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o estrategias que estén fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.
Es coherente
La planeación debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean de largo, mediano o corto plazo; debe ser coherente con todos los demás planes y, de ese modo, lograr eficiencia en su ejecución.
Es evaluada constantemente
La planeación debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y evaluar permanentemente su desarrollo y sus resultados.
La planeación no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del mercado.
La planeación debe comprometer la participación de todos los miembros de la empresa, todos deben aportan en su elaboración y desarrollo.
La planeación debe identificar y comprometer a todos los miembros de la empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su consecución.
La planeación es un proceso permanente y continuo, una vez cumplido los objetivos, debe propone nuevas metas.
Estimación anticipada del valor de una variable, por ejemplo: la demanda de un producto.
Presupuesto.
Valor anticipado de la variable que una compañía está en posibilidad de concretizar, por ejemplo: la cantidad de producto que la compañía decide fabricar en función de la demanda y de la capacidad instalada.
El conocimiento de las técnicas de pronósticos es de poco valor a menos que puedan aplicarse efectivamente en el proceso de planeación de la organización.
Usos de los pronósticos
Mercadotecnia
Tamaño del mercado
Participación en el mercado
Tendencia de precios
Desarrollo de nuevos productos
Producción
Costo de materia prima
Costo de mano de obra
Disponibilidad de materia prima
Disponibilidad de mano de obra
Requerimientos de mantenimiento
Capacidad disponible de la planta para la producción
Finanzas
Tasas de interés
Cuentas de pagos lentos
Recursos Humanos
Número de trabajadores
Rotación de personal
Tendencias de ausentismo
Tendencia de llegadas tarde
Planeación Estratégica
Factores económicos
Cambios de precios
Costos
Crecimiento de líneas de productos
Características de los Pronósticos
Primera. Todas las situaciones en que se requiere un pronóstico, tratan con el futuro y el tiempo está directamente involucrado. Así, debe pronosticarse para un punto específico en el tiempo y el cambio de ese punto generalmente altera el pronóstico.
Segunda. Otro elemento siempre presente en situaciones de pronósticos es la incertidumbre. Si el administrador tuviera certeza sobre las circunstancias que existirán en un tiempo dado, la preparación de un pronóstico seria trivial.
Tercera. El tercer elemento, presente en grado variable en todas las situaciones descritas es la confianza de la persona que hace el pronóstico sobre la información contenida en datos históricos.
Selección del Método de Pronósticos
Factores
El contexto del pronóstico
La relevancia y disponibilidad de datos históricos
El grado de exactitud deseado
El periodo de tiempo que se va a pronosticar
El análisis de costo-beneficio del pronóstico
El punto del ciclo de vida en que se encuentra el producto.
CLASIFICACIÓN DE LOS MODELOS DE PRONÓSTICOS
Métodos de
Pronósticos
Cualitativos
Cuantitativos
Análisis de series de tiempo
Modelos causales
Métodos Cualitativos
Usos de estos métodos. Las técnicas cualitativas se usan cuando los datos son escasos, por ejemplo cuando se introduce un producto nuevo al mercado.
Estas técnicas usan el criterio de la persona y ciertas relaciones para transformar información cualitativa en estimados cuantitativos.
Método Delphi. Se usa para pronósticos a largo plazo, pronósticos de ventas de productos nuevos y pronósticos tecnológicos.
Tiempo estimado, más de dos meses.
Exactitud, de regular a muy buena.
Investigación de Mercados. Se usa para evaluar y probar hipótesis acerca de mercados reales.
Tiempo estimado, más de tres meses.
Exactitud, puede ser excelente, dependiendo del cuidado que se haya puesto en el trabajo.
Consenso de un Panel. Tiene los mismos usos que el Método Delphi.
Tiempo estimado, más de dos semanas.
Exactitud, de baja a regular.
Pronósticos Visionarios. Se usa para hacer una profecía del futuro usando la intuición personal.
Tiempo estimado, una semana.
Exactitud, mala.
Analogía Histórica. Se usa para productos nuevos, basándose en el análisis comparativo de la introducción y crecimiento de productos similares.
Tiempo estimado, más de un mes.
Exactitud, de buena a regular.
Métodos Cuantitativos
Análisis de series de tiempo. El análisis consiste en encontrar el patrón del pasado y proyectarlo al futuro.
Patrones de una serie de tiempo:
· Horizontal o estacionario
· Tendencia a largo plazo
· Efecto estacional
· Efecto cíclico
Métodos de proyección. Estos métodos tratan de encontrar el patrón total de los datos para proyectarlos al futuro, y son:
· Promedios Móviles
· Suavización Exponencial
· Box-Jenkins
Método de separación. Es aquel que separa la serie en sus componentes para identificar el patrón de cada componente, y se llama, Método de
Descomposición de Series de Tiempo.
Modelos Causales
Modelos de Regresión
Regresión lineal simple
Regresión lineal múltiple
Modelos Econométricos. Un modelo econométrico es un sistema de ecuaciones de regresión interdependientes que describe algún sector de actividades económicas, ventas o utilidades.
Encuestas de intenciones de compra y anticipaciones. Estas encuestas que se hacen al público, determinan:
a. Las intenciones de compra de ciertos productos.
b. Derivan un índice que mide el sentimiento general sobre el consumo presente y futuro y estiman como afectan estos sentimientos a los hábitos de consumo. Este enfoque para hacer pronósticos es más útil que otras técnicas para seguir el desarrollo de la demanda y para señalar puntos de peligro.
Modelo de insumo-producto. Método de análisis que determina el flujo de bienes y servicios interindustrial o interdepartamental en una economía o en una compañía y su mercado. Muestra flujos de insumos que deben ocurrir para obtener ciertos productos.
PRINCIPALES TIPOS DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS
Las principales estrategias y políticas para la orientación general de las operaciones corresponden probablemente a las áreas de crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o servicios y comercialización.
Productos o Servicios:
La razón de existir de una empresa es proporcionar productos o servicios. Por encima de cualquier otro factor, los nuevos productos o servicios determinan qué es o será una empresa.
DESARROLLO DE PREMISAS Y PRONÓSTICOS
Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operarán los planes. Incluyen supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras conocidas que afectarán la operación de los planes.
Al mismo tiempo, los planes mismos y los pronósticos sobre sus futuros efectos suelen fungir como premisas para otros planes.
NSTRUMENTACIÓN EFICAZ DE ESTRATEGIAS
Deficiencias de la planeación estratégica y recomendaciones adicionales:
Los planes son la base del control. Sin ellos, éste es imposible. Es común que los presupuestos se basen en los del año anterior, no en el plan estratégico. Asímismo, por lo general se les elabora sin un plan de acción específico para la instrumentación de la estrategia. Los planes estratégicos también suelen verse obstaculizados por sistemas de compensaciones que premian los resultados a corto plazo a expensas de la solidez a largo plazo de la organización.
De esta argumentación se desprende claramente que la planeación estratégica debe integrarse al proceso administrativo total: la estructura organizacional, el sistema de evaluación, premios y motivaciones y los controles empleados para la medición del desempeño con base en los objetivos. Esto confirma que la administración eficaz requiere de un enfoque de sistemas en el que se ponga de manifiesto la interdependencia de las actividades administrativas.
Instrumentación exitosa de estrategias:
Para que la planeación estratégica sea exitosa, es necesario seguir ciertos pasos en su instrumentación:
1. Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de tomar decisiones
2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a los objetivos y estrategias principales y sean reflejo de ellos
4. Revisar regularmente las estrategias
5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia
6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación
7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias
8. Crear un clima empresarial que induzca a la planeación
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